Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest "Ad Alio" sp. z o.o., działająca pod marką Adalio.

2. Jakie dane przetwarzamy

Zakres zależy od wybranej ścieżki kontaktu. Każdy formularz wymaga imienia i nazwiska, adresu e-mail, preferowanego sposobu kontaktu oraz potwierdzenia zapoznania się z dokumentami. Numer telefonu jest dobrowolny. Dodatkowo:

• formularz klienta indywidualnego może zawierać temat i opis zgłoszenia,
• formularz klienta biznesowego wymaga nazwy firmy lub instytucji i tematu, a może zawierać rolę, lokalizację, typ i etap projektu,
• formularz partnera lub dystrybutora wymaga nazwy firmy oraz kraju lub regionu działania i może zawierać profil firmy, stronę internetową, model współpracy i informację o zainteresowaniu wyłącznością regionalną.

Przetwarzamy też metadane zgłoszenia: identyfikator zgłoszenia, datę, język, wersję formularza i dokumentów, stronę źródłową oraz - jeśli występują w adresie strony - parametry UTM i gclid. Adres IP jest wykorzystywany przejściowo do ochrony antyspamowej i limitowania nadużyć, ale nie jest dołączany do wiadomości z treścią zgłoszenia.

3. Cele i podstawy prawne

• Obsługa zapytania, kontakt i przygotowanie oferty: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działania na żądanie osoby przed ewentualnym zawarciem umowy. W relacjach B2B podstawą może być także art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji biznesowej i dokumentowaniu ustaleń.
• Zapis zgłoszenia w CRM, kontrola jego dostarczenia i dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - zapewnienie ciągłości obsługi, bezpieczeństwa i rozliczalności.
• Atrybucja źródła zapytania bez uruchamiania opcjonalnych cookies: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes w ocenie skuteczności publicznych ścieżek kontaktu i działań promocyjnych. Dotyczy strony źródłowej oraz parametrów UTM lub gclid, jeśli użytkownik wszedł na stronę z adresem zawierającym takie parametry.
• Ochrona formularzy, rate limiting i diagnostyka techniczna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - ochrona serwisu przed spamem, automatycznymi zgłoszeniami i awariami.
• Statystyka i reklamy wykorzystujące opcjonalne pliki cookie: zgoda użytkownika zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej i art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Checkbox wymagany przy formularzu potwierdza zapoznanie się z Polityką prywatności oraz akceptację Regulaminu. Nie jest zgodą marketingową i nie stanowi podstawy przetwarzania danych potrzebnych do obsługi zapytania.

4. Dobrowolność i konsekwencje niepodania danych

Skorzystanie z formularza jest dobrowolne. Dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do przyjęcia zgłoszenia, wysłania potwierdzenia i kontaktu. Bez nich nie możemy obsłużyć formularza. Adres e-mail jest wymagany, ponieważ na niego wysyłamy potwierdzenie wpłynięcia zgłoszenia i prowadzimy dalszą korespondencję. Numer telefonu jest dobrowolny i przyspiesza kontakt. Podanie danych opcjonalnych może ułatwić pierwszą rozmowę, ale nie warunkuje wysłania zgłoszenia.

5. Odbiorcy danych i dostawcy

Dane mogą być ujawniane odbiorcom wspierającym "Ad Alio" sp. z o.o. wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi zapytania, bezpieczeństwa i funkcjonowania serwisu. Zależnie od usługi podmioty te działają jako procesorzy na nasze polecenie albo jako odrębni administratorzy w zakresie wynikającym z prawa i warunków danej usługi:

• Hostinger - hosting statycznej strony i usługi infrastrukturalne,
• HubSpot - system CRM i przyjmowanie zgłoszeń,
• Brevo - transakcyjne potwierdzenia dla użytkownika, wewnętrzne powiadomienia i wiadomości awaryjne,
• Cloudflare - ochrona formularzy Turnstile oraz walidacja, krótkotrwałe kolejkowanie i techniczna idempotencja zgłoszeń w usłudze Workers, Queues i Durable Objects,
• Usercentrics/Cookiebot - zarządzanie wyborem dotyczącym plików cookie i zapis dowodu zgody,
• Google - narzędzia analityczne i reklamowe, wyłącznie w zakresie dozwolonym przez wybór dokonany w CMP,
• dostawcy poczty, wsparcia IT, księgowości i obsługi prawnej oraz organy publiczne, gdy wymagają tego przepisy.

Nie sprzedajemy danych. Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku stosowane są mechanizmy przewidziane w RODO, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne. Informację o właściwym mechanizmie i kopię stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na hello@adalio.pl.

6. Awarie CRM i wiadomości e-mail

W zwykłym przebiegu zgłoszenie trafia do CRM, użytkownik otrzymuje potwierdzenie e-mailem, a Adalio wewnętrzne powiadomienie. Jeśli CRM nie przyjmie zgłoszenia, jego dane mogą zostać wysłane przez Brevo jako oznaczona wiadomość awaryjna do monitorowanej skrzynki Adalio, aby umożliwić ręczny wpis do CRM. Taki e-mail nie zastępuje CRM i podlega skróconej retencji.

7. Okresy przechowywania

• leady i historia obsługi w CRM - do 3 lat od ostatniego kontaktu, chyba że dalsze przechowywanie jest potrzebne do rozliczenia umowy, obowiązków prawnych lub ochrony roszczeń,
• wiadomości awaryjne z danymi zgłoszenia - do ręcznego wpisania do CRM, nie dłużej niż 30 dni,
• zaszyfrowany transport i główna kolejka zawierająca dane zgłoszenia - do czasu dostarczenia lub obsługi awarii, nie dłużej niż 24 godziny; po nieudanych próbach wiadomość może przejść do oddzielnej kolejki awaryjnej na kolejne maksymalnie 24 godziny, więc łączny okres buforowania może wynieść do 48 godzin,
• aktywny techniczny rekord idempotencji zawierający pseudonimowy hash zgłoszenia, status i czas - nie dłużej niż 30 dni; po usunięciu jego wcześniejsza wersja może pozostawać do kolejnych 30 dni w odizolowanych punktach odzyskiwania po awarii zarządzanych przez Cloudflare, niedostępnych w zwykłym działaniu serwisu,
• pozostałe logi techniczne bez treści zgłoszenia - 30 dni,
• dane o wyborze plików cookie - przez okres wskazany w deklaracji Cookiebot lub do zmiany wyboru.

8. Prawa osoby

W zależności od podstawy i okoliczności przysługuje prawo dostępu do danych, otrzymania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Żądania można kierować na hello@adalio.pl.

Prawo sprzeciwu: możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec zapisu w CRM, atrybucji źródła zapytania i diagnostyki. Po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy takiego przetwarzania, chyba że wykażemy nadrzędne, prawnie uzasadnione podstawy albo dane będą potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Można również wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.

9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Dane źródłowe mogą służyć do analizy skuteczności ścieżek kontaktu, ale nie decydują automatycznie o przyjęciu oferty ani warunkach współpracy.

10. Pliki cookie, bezpieczeństwo i zmiany

Szczegółowe zasady dotyczące plików cookie oraz możliwość zmiany wyboru znajdują się w Polityce cookies. Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka, w tym szyfrowane połączenie, walidację po stronie serwera, kontrolę antyspamową, ograniczenie liczby prób i idempotencję zgłoszeń.

Polityka może być aktualizowana przy zmianie procesów, dostawców lub prawa. Nowa wersja jest publikowana pod tym samym adresem z datą aktualizacji.